伍方會議服務(wù)會編制申辦國際社團會議的報告，這個報告是全部申辦工作中最重要的工作之一。會議組織者一定要全面調(diào)研，認真編輯，制作出高質(zhì)量的申辦報告。

一、申辦報告的主要內(nèi)容

（一）邀請信

邀請信一般是寫給國際社團的主席或理事長的，信的內(nèi)容大同小異，都是表示歡迎下屆會議能夠在我們這個國家或城市舉辦，保證并提供各種條件，使會議取得圓滿成功。申辦報告一般包括幾個部門的邀請信。

1、必須有以主辦單位負責人的名義簽發(fā)的邀請信

2、最好有以主辦單位的上級主管單位負責人名義簽發(fā)的邀請信

3、也應該有以會議舉辦城市市長的名義簽發(fā)的邀請信

4、以會議承辦單位負責人名義簽發(fā)的邀請信

（二）學術(shù)內(nèi)容

學術(shù)內(nèi)容在整個申辦報告中占有很大的篇幅，也是申辦報告中的主要內(nèi)容之一，應比較詳細地接受我國在該學科領(lǐng)域里的歷史和目前的發(fā)展水平，初步勾畫出會議在我國舉辦時的學術(shù)活動安排。

1、中國在學科領(lǐng)域內(nèi)的背景

1）中國在該學科領(lǐng)域的歷史狀況，何時起步，有何重大成果

2）中國在該學科領(lǐng)域有多少研究機構(gòu)和多少從業(yè)人員

3）中國在該學科領(lǐng)域是否有處于世界領(lǐng)先地位的科研成果

2、擬定的會議學術(shù)主題

3、擬定的會議討論的專業(yè)范圍

4、初步的學術(shù)計劃

1）會議的天數(shù)，其中包括安排幾次全體會議，安排幾個平行分組會議

2）擬邀請的大會特邀報告人

3）擬安排多少口頭報告人，多少張貼論文，是否安排會前會、其他城市甚至其他國家的衛(wèi)星會、培訓班、網(wǎng)上的討論等其他會議的輔助活動

（三）中國的介紹

1、中國的地理位置、國土面積、國家人口和民族數(shù)量的簡單介紹

2、五千年的文明歷史和燦爛的民族文化

3、政治上，中國自1978年后的改革開放的政策，促使國民經(jīng)濟的高速發(fā)展

4、經(jīng)濟上，中國的GNP的年增長率，外匯儲備不斷增加

5、服務(wù)業(yè)，包括交通、通信、銀行、郵政服務(wù)的快速發(fā)展

（四）主辦城市的介紹，以北京為例

1、北京的地理位置、人口等，是中國的首都，是中國的政治、文化、科技、教育中心

2、北京城市的歷史演變過程

3、介紹北京保存的世界著名的文化遺產(chǎn)、名勝古跡

4、北京既是古老的城市，又具有現(xiàn)代化的設(shè)備和面貌，每年吸引幾百萬國際游客前來訪問

5、北京曾在1990年舉辦過亞運會，1995年舉辦過第4屆婦女大會，2008年成功舉辦了奧運會，在人力和物力上有相當?shù)慕哟芰?/p>

6、提供幾幅北京的照片

（五）大會會址的詳細介紹

1、會址在城市的位置，距離市中心和機場的距離，交通是否方便，乘出租車的價格，是否有公共交通

2、大會場的最大容量，能否滿足開幕式和大報告的要求

3、是否有足夠多的分會場，要求容量相近，位置集中

4、是否有較大的空間，滿足代表的會間休息

5、是否有足夠的小房間以滿足國際組織的辦公用房

6、是否能提供主要的會議所需設(shè)備

7、是否有較大的空間，滿足代表注冊

8、是否有商務(wù)中心，為代表提供復印、電子郵件等服務(wù)

9、是否有展廳，能夠滿足會議附設(shè)的中小型展覽

10、會議周圍是否有足夠多的不同檔次賓館，可以滿足會議的需要

11、會址是否周圍有比較多的餐廳、商店、銀行和康樂中心

12、提供幾幅會場的照片

（六）賓館的介紹

1、會議舉辦地賓館的總體介紹

2、會址周圍步行距離到達的賓館數(shù)量、檔次、房間和床位數(shù)量

3、會議主賓館介紹，星級、房間數(shù)、餐廳、其他服務(wù)設(shè)施、與會址的距離

4、會議其他賓館的情況介紹，一般按高、中、低的檔次排序

5、該城市當年各檔次賓館的價格范圍

6、提供各賓館的照片

（七）旅游景點、參觀、購物點的介紹

1、當?shù)爻鞘新糜钨Y源（以北京為例）

1）名勝古跡：故宮、長城、十三陵、頤和園、天壇

2）自然風景

3）博物館

4）畫廊

2、陪同人員活動的去處

1）購物中心

2）街道的社區(qū)建設(shè)，居民家

3）托兒所和中小學

4）有特色的工廠

3、中國其他著名旅游城市的旅游景點

（八）交通和通訊

1、重點介紹會議舉辦城市的國際航線、國際列車和國際航運，說明外國代表來此參會的便捷

2、介紹該城市的市內(nèi)交通狀況，地鐵、公交車、出租車

3、該城市的通訊，國際電話、傳真、電子郵件等

（九）初步預算

1、會議收入

會議的收入主要來自注冊費的收入，會議的收入還應包括會議附設(shè)展覽會的收入、企業(yè)贊助和廣告收入三部分。有的國際社團希望申辦國的政府也應對會議資助，用以表示申辦國政府對該會議的重視。

2、會議支出

1）籌備期間的費用，主要是印刷費、郵寄費和常設(shè)秘書處辦公費用

2）接待國際社團有關(guān)人員的現(xiàn)場考察

3）會議邀請?zhí)匮麍蟾嫒说馁M用

4）學術(shù)籌備的支出：論文審定、論文印刷

5）會議期間的支出：會場和設(shè)備租金、招待會和宴會

6）上繳國際社團的金額

3、預算結(jié)果

應將會議的預算金額做到收支平衡、略有結(jié)余

（十）組織機構(gòu)

1、應將該國家所有該領(lǐng)域內(nèi)的世界上有一定影響的認識都列在申辦書中，以顯示國家的團結(jié)

2、可用框圖的形式表示出會議的組織機構(gòu)，包括會議程序委員會，組織委員會，秘書處領(lǐng)導下的學術(shù)部、會務(wù)部、財務(wù)部、展覽部等

二、申辦報告的制作和提交

（一）申辦報告的制作

作為本世紀發(fā)展最快的國家，中國受到許多國際社團的iqnglai，它們對于中國申辦國際社團會議通常都積極支持的態(tài)度。有的國際社團對于我們編制的申辦報告還經(jīng)常會提出具體的修改意見。

（二）申辦報告的提交

提交申辦報告的原則以滿足國際社團的要求為準。決定一個國際社團會議在哪個國家舉辦通常采用兩種表決方式：第一種是僅由國際社團的理事會表決；另一種方式是先由理事會初選，然后再由全體代表大會表決。

三、輔助申辦材料

目前在申辦活動中以及很少有人使用幻燈片和錄像帶，作為輔助申辦材料主要使用的是光盤。通常光盤由兩部分組成，專業(yè)部分的內(nèi)容和舉辦城市有關(guān)情況的介紹。為了節(jié)省輔助材料的加工制作費用，對于專業(yè)不符的內(nèi)容可以盡量采用已有資料進行簡單的編輯加工，盡量避免再采取現(xiàn)場拍攝收集素材的方式，那樣做既浪費資金也耽誤時間。為了使理事會成員留下更深刻的印象，一些印制精致的材料也是申辦活動中的重要輔助材料，當然這些材料都可以向有關(guān)的會議中心、賓館以及旅行社免費索取，伍方會議服務(wù)每年都會制作新的宣傳材料。

資料整理：小燴